Terrain : le plan de séjour et Ma journée

Le module Terrain est celui d'où naissent les tâches de ménage, d'accueil et de sortie : dès qu'une réservation est confirmée, YStay les crée seules, selon le plan de séjour du logement concerné — voir Ménage et turnover. Vous pouvez aussi en ajouter une à la main, voir plus bas. Deux surfaces s'en partagent le travail : le web pour régler — le plan de chaque logement, les réglages hérités, vos notifications — et Host Ops pour faire — Ma journée liste vos tâches, geste après geste.

Le plan de séjour par logement

Depuis le menu Terrain, l'onglet Plans de séjour ouvre quatre blocs : le Plan du compte, la liste de vos Logements — chacun avec son badge d'origine —, les Tâches récurrentes et le Catalogue des types. Les trois autres onglets du menu sont Réglages Terrain, Gabarits (voir plus bas) et Early check-in / late checkout (guide dédié).

Un badge d'origine accompagne un plan comme un réglage : Défaut YStay (le socle livré par la plateforme), Hérité du compte (dès qu'un plan ou un réglage existe à ce niveau), Surchargé pour ce bien ou Surchargé pour ce logement (une surcharge à ce niveau précis — un plan de séjour ne descend jamais plus bas que le logement ; un réglage, lui, peut aussi s'arrêter au bien, voir plus bas).

Ouvrir un logement mène à sa page Plan de séjour. Tant qu'aucune surcharge n'existe, les étapes affichées sont celles du compte (ou, à défaut, le socle YStay), en lecture seule ; Surcharger pour ce logement en fait une copie propre à ce logement, désormais modifiable, et Revenir au plan du compte l'efface pour rendre la main au niveau du dessus.

Le bouton Fiche logement, en haut de cette page, ouvre la fiche du logement : ce que l'équipe doit savoir de lui — pièces, emplacements utiles, consignes, checklists propres. Voir La fiche logement : pièces, emplacements, consignes et checklists.

Chaque étape d'un plan précise :

• un type de tâche, pris dans le catalogue ;
• un déclencheur — dès la réservation confirmée, à l'arrivée, au départ, ou en cours de séjour (répété tous les N jours) ;
• un décalage, en minutes, avant ou après ce déclencheur ;
• des conditions facultatives — nuitées minimum ou maximum, bébé dans le séjour (peu importe, oui ou non), origine de la réservation, politique d'état des lieux (autonomie voyageur, équipe hôte, double validation) — une étape dont les conditions ne sont pas remplies ne se déclenche simplement pas pour ce séjour ;
• une dépendance facultative vers une autre étape du même plan, qui doit se terminer la première.

Ajouter une étape en crée une nouvelle, les flèches la réordonnent, et Enregistrer le plan valide l'ensemble.

Le Catalogue des types, au bas de l'onglet, liste tous les types disponibles avec leur durée par défaut et deux exigences éventuelles, Preuve exigée et Présence exigée. Vous pouvez modifier un type pour votre compte — son libellé dans les cinq langues, sa durée, ses exigences, son activation ; un badge Votre type signale alors la surcharge, avec un geste Revenir au défaut pour l'annuler. Sur la page d'un logement, ce même catalogue s'affiche en lecture seule : la surcharge vaut pour tout le compte, jamais pour un seul logement.

Créer une tâche ponctuelle

En dehors de ce que le plan déclenche tout seul, le bouton Nouvelle tâche — sur Ménage comme sur la page Plan de séjour d'un logement, où le logement est déjà choisi — ouvre un formulaire pour ajouter une tâche ponctuelle : Logement (masqué et pré-rempli depuis la page d'un logement), Type (parmi les types actifs du catalogue), Date (aujourd'hui par défaut), Créneau — début et Créneau — fin, Durée estimée (minutes), Assigné à et Note — tout est facultatif hormis le logement et le type. Les heures du créneau sont celles du logement, pas les vôtres : le formulaire le rappelle (« Heure locale du logement, pas la vôtre. »). Créer la tâche l'enregistre et ouvre directement son détail.

Créer une tâche est ouvert aux mêmes rôles qui ont un accès en écriture aux modules Ménage & turnovers ou Opérations séjours (réservations, check-in/out) — pas nécessairement à qui peut modifier le plan de séjour, un droit plus large et distinct (voir Réglages Terrain, ci-dessous). La liste Assigné à, elle, propose deux groupes : Équipe — le titulaire et les membres actifs ayant un accès aux modules Opérations séjours ou Ménage & turnovers — et Agents de terrain — les prestataires et les agents sans compte actifs, ces derniers suffixés « (sans compte) ». Voir Ajouter un agent de terrain sans compte.

La checklist d'une tâche

Une tâche reçoit sa checklist à sa création. Par défaut, c'est celle de son type. Si le logement a un gabarit pour ce type — une checklist propre au logement, composée dans sa Fiche logement —, la tâche en reprend les points à la place. Une checklist fournie d'emblée, comme celle d'un plan de Tâches récurrentes qui en porte une, passe avant les deux.

Dans tous les cas, c'est une copie : modifier ou archiver un gabarit ensuite ne change pas les tâches déjà créées. Les gabarits se préparent dans l'onglet Gabarits de la page Terrain, qui réunit la bibliothèque (gabarits YStay en lecture seule, gabarits du compte), puis se rattachent à un logement depuis sa fiche. Les plans de séjour, eux, ne choisissent pas de gabarit. Voir La fiche logement : pièces, emplacements, consignes et checklists. Quand le partage de la fiche est ouvert, l'intervenant lit cette checklist rangée par pièce, avec la photo de référence de chaque point : voir Guidage pièce par pièce et photos de référence.

Réglages Terrain

Réglages du compte rassemble dix-huit réglages : heure de départ et heure d'arrivée (le début de fenêtre des tâches correspondantes), marge avant l'arrivée suivante, preuve photo sur toute tâche, assignation automatique en solo, niveau d'interface forcé (Solo / Équipe / Pro — ne peut que monter par rapport au niveau calculé automatiquement), notifications terrain activées, partage de la fiche logement avec les intervenants de terrain, tags de passage (QR) dans les logements, signature de remise des clés à l'arrivée, heures des deux résumés (7 h et 19 h par défaut), et bornes de la nuit calme (21 h → 7 h par défaut) — le détail des résumés et des alertes est au paragraphe suivant. Chaque réglage porte son badge d'origine ; Revenir au défaut YStay l'efface ici. Un réglage horaire ou numérique se modifie en brouillon, à valider avec le bouton Enregistrer de sa ligne (ou Entrée) — rien ne part à chaque frappe ; un interrupteur ou une liste déroulante s'appliquent, eux, dès que vous les changez. Le réglage Tags de passage (QR) dans les logements est éteint par défaut et vaut pour tout le compte : voir Tags NFC / QR. Le réglage Signature de remise des clés à l'arrivée est, lui, allumé par défaut et descend jusqu'au logement. Son aide dit ce qu'il fait : « Le voyageur signe la remise des clés sur le téléphone de l'intervenant avant que l'accueil puisse être terminé. La signature n'est jamais montrée au voyageur ni aux intervenants. » Éteint, la signature reste possible mais n'est plus exigée pour terminer l'accueil. Voir Votre planning par lien et Preuve de service.

Six d'entre eux redescendent jusqu'au logement — preuve photo sur toute tâche, heure de départ, heure d'arrivée, marge avant l'arrivée suivante, partage de la fiche logement avec les intervenants de terrain, signature de remise des clés à l'arrivée : sur la page d'un logement, la carte Réglages de ce logement affiche une surcharge éventuelle avec Surchargé pour ce logement, et Revenir aux réglages du compte pour l'annuler. Les quatre seuils d'alerte, eux, s'arrêtent au bien : une carte séparée, Alertes de tout le bien — « Ces réglages s'appliquent à tous les logements de ce bien. » —, les affiche sur cette même page et permet de les modifier, avec le badge Surchargé pour ce bien dès qu'une valeur y est posée.

Vos notifications Terrain

Sous Réglages Terrain, le bloc Mes notifications Terrain croise quatre catégories — Tâche assignée, Résumé du matin, Résumé du soir, Alerte — avec deux canaux, Push et E-mail. Rien ne part sans votre choix : la seule exception est le push Tâche assignée, activé par défaut (vous pouvez l'éteindre comme les autres). Ce bloc, comme les envois eux-mêmes, n'existe que pour qui voit les tâches — accès aux modules Opérations séjours ou Ménage & turnovers, la même porte que la liste Assigné à d'une tâche : sans cet accès, un membre ne reçoit ni digest, ni alerte, ni push d'assignation, et ne trouve donc rien à régler ici.

Tant que vous n'avez pas activé le résumé du matin par e-mail, un bandeau propose de le faire en un geste, Recevoir le résumé du matin. Le même principe existe sur Host Ops, pour le push cette fois — voir plus bas.

Les résumés partent à heure fixe, réglable côté compte — 7 h et 19 h par défaut : celui du matin rassemble vos tâches du jour et vos tâches en retard ; celui du soir, vos tâches du jour encore ouvertes et celles dont la preuve exigée manque toujours. Les alertes, elles, se lèvent au fil de l'eau, chacune une seule fois par tâche : non démarrée 30 minutes après le début du créneau, bloquée depuis 4 heures, non acquittée la veille à 18 h, ou preuve manquante 2 heures avant l'arrivée suivante — passé cette arrivée, elle ne se lève plus, et se referme si elle était encore ouverte. Ces quatre seuils sont réglables. Aucune alerte poussée entre 21 h et 7 h (la nuit calme, réglable) : une alerte encore active au réveil part alors. Elles rejoignent aussi la cloche du tableau de bord, qui n'envoie rien de plus — c'est une liste, pas un canal. La cloche suit la même porte (accès Opérations séjours ou Ménage & turnovers) et montre les alertes de tout le compte, pas seulement celles de vos propres tâches ; un membre limité à certains biens n'y voit que celles de ses biens.

Ma journée, sur Host Ops

Dans Host Ops, Ma journée est l'onglet Aujourd'hui. La barre du bas compte cinq onglets : Aujourd'hui, Réservations, Calendrier, Messages et Plus. Réservations, Calendrier et Messages affichent pour l'instant « Bientôt dans Host Ops » : ils arrivent dans de prochaines versions. Ménage et turnovers, comme Incidents et Compte, se trouve dans Plus. Un agent de terrain partenaire sans compte hôte voit une barre réduite, Missions et Compte.

L'écran Ma journée montre vos tâches du jour choisi — hier, aujourd'hui, demain — réparties en quatre sections : En retard, Maintenant, Plus tard, et Terminées (repliée, avec son compteur). Chaque carte affiche l'heure, le type, le logement et, pour un accueil, l'arrivée qu'il prépare ; un seul bouton y propose le prochain geste possible, sans quitter la liste.

Tant que vous n'avez pas activé le résumé du matin sur ce téléphone, un bandeau propose Recevoir le résumé du matin sur ce téléphone ; Activer inscrit l'appareil, Plus tard referme le bandeau pour cette session — il revient à la prochaine ouverture de l'app.

Sous vos tâches, Arrivées et départs reste à sa place, inchangé : les mêmes listes qu'avant cette tranche, pour ouvrir directement une réservation. Cette section, comme la réservation qu'elle ouvre, demande la case Lecture d'Opérations séjours (réservations, check-in/out) : un membre Ménage voit ses tâches, pas ces listes.

Le détail d'une tâche

Le titre en tête de chaque carte, sur Ménage & turnovers comme sur Ma journée, ouvre le détail complet d'une tâche : créneau, réservation résumée (dates et effectifs seulement — jamais de nom ni de contact voyageur), assignation, preuves, checklist, journal et messages.

1. Voir

   Vu confirme que vous avez pris connaissance de la tâche — souvent le premier geste, en passant devant la porte.

2. Démarrer

   Démarrer passe la tâche en cours.

3. Ajouter une preuve

   Sur le web, Ajouter une preuve choisit un fichier ; sur Host Ops, Prendre une photo ouvre directement l'appareil photo — jpg, jpeg, png, heic ou webp, 20 Mo au plus.

4. Terminer, ou forcer avec une note

   Terminer clôt la tâche. Si la checklist n'est pas complète, ou qu'une photo exigée manque, YStay refuse et propose Forcer la clôture : une note devient alors obligatoire, et le forçage reste tracé au journal. Pour un accueil ou un départ confié à un intervenant, le refus peut aussi tenir à des étapes non validées ou à une remise des clés non signée quand le réglage l'exige : le bandeau dit ce qui manque — « Les étapes de l'intervenant ne sont pas toutes validées. Vous pouvez forcer la clôture avec une note. » ou « La remise des clés n'est pas signée par le voyageur. Vous pouvez forcer la clôture avec une note. » Pendant une session d'assistance, le support YStay ne peut pas forcer une clôture : « Lecture seule : une clôture forcée est une décision de l'hôte, impossible en mode support. »

5. Bloquer, motif à l'appui

   Bloquer demande un motif choisi dans une liste fermée — Problème d'accès, Consommables manquants, Dégât constaté, Voyageur encore présent, Autre — avec une note facultative.

6. Annuler

   Annuler (Annuler la tâche sur Host Ops) retire la tâche de la liste des choses à faire ; l'annulation reste tracée au journal.

Pour un accueil ou un état des lieux de sortie, la tâche ne se clôt pas elle-même : sur Host Ops, Ouvrir la session d'arrivée ou Ouvrir l'état des lieux de sortie mène à la réservation, où la session ou l'inspection se déroule — c'est sa clôture qui referme la tâche.

Ces deux boutons n'apparaissent qu'aux membres qui ont Opérations séjours (réservations, check-in/out) en lecture, et mener la session ou l'inspection demande l'écriture. Un membre Ménage assigné à un accueil ou à un état des lieux de sortie fait donc vivre sa tâche, mais la session ou l'état des lieux lui-même revient à un membre qui a l'écriture sur Opérations séjours.

Un intervenant — agent par son lien, prestataire par Mes interventions — termine, lui, sa tâche d'accueil ou de départ avec Terminer, une fois ses étapes validées et, à l'arrivée, la remise des clés signée quand le réglage l'exige. Si toutes les étapes requises de la session sont alors faites, elle se ferme toute seule. Voir Gérer un séjour : check-in et checkout.

Les passages scannés au journal

Quand les tags de passage sont activés, chaque scan d'un intervenant s'inscrit au Journal de la tâche : « Passage scanné — » suivi du nom de la pièce, ou « Passage scanné — logement entier » pour un tag sans pièce, avec l'intervenant et l'heure. « · code saisi » s'ajoute quand le code a été tapé plutôt que lu par la caméra. Un passage ne change pas le statut de la tâche. Voir Tags NFC / QR.

Étapes, remise des clés et blocage

Les gestes de l'intervenant sur un accueil ou un départ s'inscrivent au Journal de la tâche : « Étape validée — Accès au logement vérifié » à chaque étape qu'il valide, avec l'heure, et « Remise des clés signée » quand le voyageur a signé. La signature elle-même ne s'affiche pas ici : sur la tâche terminée, la carte Preuve de service donne seulement son état — « Remise des clés : signée le … » —, et l'image se lit dans le PDF (voir Preuve de service). Un membre Ménage, dont l'accès ne couvre que les tâches, ne la lit pas.

Quand l'intervenant touche Bloqué / SOS, la tâche passe à Bloquée et la cloche du tableau de bord sonne tout de suite : « Intervention bloquée », qui dit qui signale, le motif choisi, le type de tâche et le logement — jamais la précision de l'intervenant, qui arrive dans les Messages de la tâche. Ni push ni e-mail ; au plus une cloche par demi-heure et par tâche tant que la précédente n'est pas lue ; et le réglage Notifications terrain activées coupe cette cloche. L'alerte « bloquée depuis 4 heures » reste inchangée.

Messages avec l'intervenant

Quand la tâche est confiée à un intervenant de terrain — un agent sans compte ou un prestataire —, une carte Messages s'ouvre sous le Journal : le fil de la tâche, entre vous et lui. C'est l'endroit d'une précision de dernière minute, pas un canal avec le voyageur : aucune donnée de voyageur n'y passe. Il n'existe pas pour une tâche confiée à un membre de l'équipe, et la carte le dit : « Le fil s'ouvre quand la tâche est confiée à un intervenant de terrain. »

• Écrire. Le champ « Écrire un message… » et Envoyer, 2000 caractères au plus (« Message trop long : 2000 caractères au maximum. »). Vos messages portent « Vous », ceux de l'intervenant son nom. Vous lisez tout le fil de la tâche, y compris l'échange avec l'intervenant précédent après une réassignation ; le nouvel intervenant, lui, ne lit pas cet échange. Lire le fil demande l'accès en lecture à Opérations séjours ou Ménage & turnovers, y écrire l'accès en écriture : sans lui, « Lecture seule : votre rôle ne permet pas d'écrire aux intervenants. »
• Traduit automatiquement. Chaque message est traduit dans la langue de l'autre par la fonction IA « Traduction des messages avec vos intervenants » : vous lisez la traduction, avec « Traduit automatiquement — langue d'origine : … » et un bouton Voir l'original (puis Voir la traduction) ; « Traduction en cours… » s'affiche le temps qu'elle arrive. Les adresses e-mail et les numéros de téléphone sont masqués avant l'envoi au fournisseur d'IA. Le titulaire peut fermer la fonction dans Fonctions IA (page Mon compte) : le message part quand même, et chacun le lit alors dans sa langue d'origine. Une traduction automatique peut se tromper : l'original reste toujours à portée. Voir Fonctions IA : activer, désactiver.
• Être prévenu. Un message de l'intervenant fait sonner la cloche du tableau de bord — « Nouveau message sur une intervention », qui dit qui a écrit et sur quelle intervention, jamais le contenu du message —, au plus une fois par demi-heure tant que la cloche précédente de cette tâche n'est pas lue. Ni push ni e-mail. Le réglage Notifications terrain activées coupe cette cloche (et les SMS ci-dessous) : le message reste lisible.
• L'agent sans compte est prévenu par SMS — jamais avec le contenu — si votre message n'est pas lu au bout de dix minutes : « Nouveau message sur votre intervention du … », avec le lien qui ouvre l'application. Pas de SMS entre 22 h et 8 h (heure de votre compte) — il part alors à 8 h —, au plus un toutes les quatre heures pour une même tâche, et seulement si l'agent a choisi le SMS pour « Nouvelle intervention » dans ses réglages. Un prestataire avec compte est prévenu par la cloche de son propre espace, quand il en a un.
• Quand le fil se ferme. Une tâche annulée ferme son fil (« Tâche annulée : le fil est fermé. ») ; une tâche terminée le laisse ouvert. L'envoi demande du réseau ; tant qu'il n'a pas abouti, le brouillon reste dans le champ.
• Mode support. Le support YStay lit le fil mais ne peut pas écrire (« Lecture seule : envoi impossible en mode support »), et sa lecture ne marque aucun message comme lu.
• Conservation. Les messages, avec leur traduction, suivent l'intervention : ils partent avec la tâche, et avec le compte s'il est effacé.

Assigner une tâche, y compris à un agent sans compte

Sur le web, le bouton Assigner d'une tâche ouvre Assigner la tâche : la liste Choisir un acteur propose les deux groupes Équipe et Agents de terrain, un agent sans compte y portant le suffixe « (sans compte) ».

Sur Host Ops, le détail d'une tâche porte Assigner — Réassigner si la tâche a déjà un assigné. Une feuille s'ouvre avec les mêmes deux sections, Équipe et Agents de terrain ; un agent sans compte y est marqué « sans compte · travaille par lien » : il ne verra pas la tâche dans l'application, mais depuis son lien. Un tap sur une ligne la coche, et c'est le bouton Assigner à suivi du nom qui envoie : un tap égaré ne réassigne jamais une tâche. Au-delà de huit personnes, une recherche par nom apparaît. Le bouton n'existe que si votre rôle permet d'assigner et que la tâche est encore ouverte.

Tâches récurrentes

Pour les inspections et les maintenances à date fixe — contrôle de la chaudière, détartrage, passage de sécurité —, une tâche récurrente crée seule les occurrences du calendrier, sans que vous ayez à les ressaisir. Elle se règle dans la section Tâches récurrentes de la page Terrain, et dans celle de la page d'un logement ; Nouvelle tâche récurrente ouvre le formulaire.

• Bien et logement. Le champ Logement propose Tout le bien : le plan crée alors une tâche par logement actif du bien. Choisir un logement limite le plan à celui-ci. Sur la page d'un logement, la section montre aussi les plans de Tout le bien.
• Type. Inspection ou Maintenance, avec un Intitulé (facultatif) et une Note.
• Fréquence. Chaque semaine (les Jours à cocher), Chaque mois, Chaque trimestre ou Chaque année. Pour les trois dernières, le Repère dans le mois est soit Un jour du mois (ex. le 15), soit Un jour de la semaine (ex. le premier lundi). Un mois plus court retient son dernier jour. Trimestriel et annuel suivent le mois de la date de Début ; Fin (facultatif) borne le plan.
• Créneau et durée. Créneau — début, Créneau — fin et Durée estimée (minutes) sont facultatifs ; les heures sont celles du logement.
• Assigné par défaut. Facultatif : laissé vide, la règle d'assignation du compte s'applique. La liste ne propose que l'équipe, pas les agents de terrain.
• Checklist. Une étape par ligne ; laissée vide, la checklist du type s'applique — ou celle du gabarit du logement pour ce type, s'il en a un.

YStay crée les occurrences 30 jours à l'avance, et complète au fil du temps — sans notification supplémentaire. Si le logement est occupé ce jour-là, la tâche est créée quand même : un badge Logement occupé vous le signale, à vous de la décaler si besoin.

Modifier la règle (fréquence, jours, dates, créneau, assigné, checklist) remplace les occurrences à venir que personne n'a encore prises en main — ni vues, ni commencées, ni reportées, ni réassignées, ni bloquées — par de nouvelles ; toutes les autres restent telles quelles. Changer seulement l'intitulé ou la note n'y touche pas.

Sur une occurrence, les badges Récurrente et Logement occupé apparaissent sur la carte et dans le détail. Reporter (Reporter cette occurrence, avec une Nouvelle date) décale cette seule occurrence : une fois reportée, le plan n'y touche plus. Sauter (Sauter cette occurrence) l'annule pour de bon — elle ne revient pas, même si le plan est modifié ou repris —, les suivantes restent prévues. Les deux gestes sont journalisés.

Et ensuite

• La fiche logement : pièces, emplacements, consignes et checklists — ce que l'équipe doit savoir d'un logement, et les gabarits de checklist qu'une tâche reprend.
• Tags NFC / QR — les étiquettes QR des pièces et les passages scannés qu'elles inscrivent au journal.
• Ajouter un agent de terrain sans compte — assigner une tâche à une personne sans compte YStay, qui travaille depuis un lien.
• Ménage et turnover — le tableau du jour et le cycle de vie d'une tâche, côté web.
• StayProof : constituer et partager la preuve — les photos de preuve des tâches y comptent aussi.
• Gérer un séjour : check-in et checkout — les sessions que l'accueil et l'état des lieux de sortie ouvrent depuis une tâche.
• Preuve de service — le PDF d'une tâche terminée, ses empreintes et sa durée de conservation.
• Table de planning et Tour de contrôle — à partir du niveau Équipe, voir qui fait quoi sur une grille, confier une tâche par glisser-déposer, et suivre le terrain en cinq colonnes rafraîchies toutes les 30 secondes.