Répondre à ses voyageurs (messagerie)

La messagerie rassemble au même endroit les échanges de tous vos séjours, quelle que soit leur provenance. Elle vit dans le menu Commercialisation, entrée Messagerie.

Un principe commande tout le reste : une conversation par réservation. Il n'existe pas de fil libre avec un voyageur, ni de discussion avant réservation — chaque conversation est attachée à un séjour précis, et son en-tête renvoie d'ailleurs vers Voir la réservation #…. Une conversation naît de son premier message : le voyageur écrit depuis son espace, ou son message arrive d'Airbnb, de Booking ou d'Abritel/Vrbo.

Le parcours, écran par écran

1. Ouvrir la messagerie

   Dans le menu latéral, groupe Commercialisation, ouvrez Messagerie. La page annonce d'emblée sa promesse : « Toutes vos conversations invités, au même endroit. »

   Sur un compte sans échange, l'écran affiche Aucune conversation et la précision « Les échanges avec vos invités apparaîtront ici. ».

   

2. Retrouver la bonne conversation

   La colonne de gauche liste les fils, le plus récent en tête. Deux filtres sont toujours là — Tous et Non lus — et les pastilles de canal s'ajoutent seulement quand un fil de ce canal existe : YStay pour une réservation directe, puis Airbnb, Booking, Abritel/Vrbo. Le champ Rechercher un voyageur, un sujet, une annonce… filtre l'ensemble des conversations, pas seulement celles affichées.

   Tant qu'aucun fil n'est ouvert, la colonne de droite affiche Sélectionnez une conversation pour l'afficher.

   Dès qu'une conversation est ouverte, l'adresse de la page la suit : elle devient /inbox/ suivi de l'identifiant de la réservation. Le bouton Précédent du navigateur ramène donc à l'écran d'avant — la liste, ou la conversation consultée juste avant — et cette adresse se copie telle quelle pour être envoyée à un coéquipier.

   

3. Répondre au voyageur

   Le fil ouvert montre les messages du voyageur à gauche, les vôtres à droite, séparés par jour. En bas, le composeur : Écrire un message…, le bouton Envoyer, le raccourci Ctrl/Cmd + Entrée pour envoyer. Insérer un modèle… dépose un texte préparé dans le composeur, jetons déjà remplis — vous relisez avant d'envoyer.

   Sur une conversation venue d'un canal, votre réponse part aussi vers ce canal, en arrière-plan. Un statut discret s'affiche alors sous votre bulle : Envoi vers Airbnb…, puis Remis à Airbnb ou Non remis à Airbnb — relancez le voyageur si besoin (le nom du canal remplace celui de l'exemple).

   La conversation ouverte se tient à jour toute seule : elle interroge le serveur toutes les huit secondes, et de nouveau dès que vous revenez sur l'onglet après l'avoir quitté. Il n'y a rien à recharger pour voir arriver la réponse du voyageur. Le rafraîchissement se met en veille tant que l'onglet reste en arrière-plan et repart à votre retour ; la liste de gauche, elle, se rafraîchit à un rythme plus lent.

   

4. Faire préparer un brouillon par l'IA

   Au-dessus du composeur, Suggérer une réponse demande à l'assistant un brouillon à partir de la conversation en cours. Le bouton passe à Rédaction…, puis le texte proposé remplit le composeur — à vous de le relire, de le corriger et de cliquer Envoyer. Le compteur voisin — par exemple 3 / 200 suggestions IA — rappelle votre consommation du mois.

   L'assistant reçoit deux choses distinctes. D'abord des champs de réservation bornés : le prénom seul du voyageur, les dates et heures d'arrivée et de départ, le nombre de voyageurs, le titre, le type, la ville et l'adresse du logement, vos notes d'arrivée et le solde dû. Ces champs ne portent jamais l'adresse e-mail ni le téléphone de la fiche voyageur, ni son nom de famille, ni le détail de vos paiements. Ensuite les dix derniers messages du fil, transmis tels quels : leur texte n'est ni filtré ni caviardé. Si le voyageur a écrit son numéro de téléphone ou son adresse dans un message, cette information part avec le reste.

   

Ouvrir une conversation depuis ailleurs

Chaque conversation ayant sa propre adresse, on peut y arriver directement, sans passer par la liste :

• Depuis le fil Notifications. Une notification de nouveau message ouvre la conversation concernée, pas la liste.
• Depuis le calendrier. Dans le panneau latéral d'une réservation, bloc Messagerie, Ouvrir la conversation mène droit au fil de ce séjour.
• Depuis la fiche de réservation. Le lien Contacter →, en tête du bloc Voyageur, ouvre la même conversation.
• Depuis un lien reçu. L'adresse d'une conversation se partage entre coéquipiers, et les liens déjà envoyés continuent d'aboutir au même endroit.

Ce que le voyageur reçoit, de son côté

• Un e-mail à chaque message que vous envoyez, si son adresse est connue. C'est le canal garanti : il part quel que soit l'équipement du voyageur, avec le sujet de la conversation.
• La conversation dans son espace voyageur, où il peut répondre à tout moment — y compris après le départ, pour un objet oublié ou une caution.
• Une notification sur son téléphone, seulement s'il a installé l'application et revendiqué sa réservation. Elle ne contient pas le texte de votre message.
• Votre réponse dans le canal d'origine pour une réservation Airbnb, Booking ou Abritel/Vrbo, sous réserve du statut de remise décrit plus haut.

Il n'existe aucun lien public vers une conversation : tout passe par l'espace voyageur ou par le canal.

Ce qui vous prévient d'un nouveau message

• Une notification dans le fil Notifications du tableau de bord, à raison d'une entrée par conversation non lue : les messages suivants rafraîchissent la même entrée au lieu d'en empiler dix. Un clic sur cette entrée ouvre la conversation concernée.
• Une notification sur votre téléphone via l'application terrain, à la naissance du signal seulement, et sans l'extrait du message — elle ouvre la fiche de la réservation.
• Aucun e-mail ne vous est envoyé pour un message voyageur : la messagerie et le fil de notifications sont les deux seuls endroits où le signal vit.

Quand quelque chose cloche

• La conversation attendue n'est pas dans la liste. Son fil n'existe pas encore — le plus souvent parce qu'aucun message n'a été échangé. Vérifiez aussi le filtre actif — Non lus et les pastilles de canal masquent le reste.
• Le fil est ouvert mais vide. L'écran affiche Aucun message et Démarrez la conversation ci-dessous. — écrivez le premier message.
• Un lien de conversation ne mène nulle part. La page affiche Cette conversation est introuvable. : le lien est périmé, ou la réservation ne fait plus partie du compte. Retour aux conversations ramène à la liste, où la recherche retrouve le fil s'il existe encore.
• Un bandeau « Le rafraîchissement a échoué… ». La mise à jour automatique n'a pas abouti ; les messages affichés sont ceux de la dernière mise à jour réussie, et rien n'a été perdu. Le fil repart tout seul dès que la liaison revient.
• Un statut Non remis. Le canal a refusé ou n'a pas confirmé la remise, et la plateforme ne réessaie pas d'elle-même. Renvoyez votre message, ou joignez le voyageur autrement.
• Un bandeau à la place du brouillon IA. Quatre messages possibles, tous non bloquants : « Les suggestions de réponse IA sont incluses dans les offres payantes ShortStay. » (avec le lien Voir les offres), « Vous avez atteint votre quota de suggestions IA ce mois-ci. », « L'assistant IA est momentanément indisponible. Rédigez votre réponse manuellement. » et « La suggestion n'a pas abouti. Réessayez ou rédigez votre réponse manuellement. » Dans les quatre cas, le composeur reste utilisable.
• L'accès est refusé. Le message « Votre rôle ne permet pas d'accéder à la messagerie. Contactez le propriétaire du compte. » signale un rôle d'équipe sans droit sur la messagerie.

Et ensuite

• Recevoir sa première réservation et gérer son calendrier — d'où viennent les réservations dont ces conversations dépendent.
• Créer et publier son premier livret — répondre une fois pour toutes aux questions pratiques que le voyageur pose ici.
• Annonces — compléter et diffuser les annonces qui alimentent la messagerie.
• Automatiser ses messages voyageurs — les quatre déclencheurs qui écrivent à votre place, et ce qu'ils ne feront jamais.
• Gérer les avis et noter ses voyageurs — le mot laissé après le séjour, et la réponse que vous y apportez.