Codes d'accès voyageur : émission, suivi et dépannage

Ce guide suppose une serrure déjà rattachée à un logement — sinon, commencez par Connecter une serrure à un logement. Une fois ce réglage fait, YStay gère seul le cycle du code, réservation après réservation : émission à la confirmation, fenêtre de validité, canal de réception du voyageur, et les gestes de dépannage si quelque chose ne se passe pas comme prévu.

Suivre le code, réservation par réservation

1. Laisser la confirmation faire le travail

   Rien à déclencher : à la confirmation d'une réservation, YStay émet le code en tâche de fond et le grave sur la serrure. La carte Accès logement de la fiche du séjour — ou de la réservation — montre le résultat. Avant toute émission, elle affiche Aucun code d'accès actif.

   Une réservation encore non confirmée n'a pas de séjour : l'écran le dit, « Confirmez la réservation pour matérialiser le séjour et accéder aux opérations (accès, check-in/out, preuve). »

   

2. Lire, régénérer ou révoquer le code

   Une fois le code émis, la carte affiche le bandeau Code généré : suivi du code et de la mention (affiché une seule fois). La ligne du code, elle, reste : un badge d'état — Actif, Émis · envoi à J-2, Émis · voyageur notifié, Révoqué, Expiré, Échec de révocation — et sa fenêtre, Valable du … au ….

   Sur un code actif, Voir le code le réaffiche en clair, avec l'avertissement (consultation tracée) : chaque consultation est journalisée. Révoquer demande un motif, puis fait retirer le code par le prestataire — c'est lui qui le supprime de la serrure, pas YStay. Quand il répond, la ligne passe Révoqué et le voyageur ne peut plus ouvrir avec ce code. Générer un code d'accès en émet un à la demande, par exemple après une révocation.

   Sous la liste des codes, juste avant les boutons de la carte, la section Journal d'accès liste les 20 derniers événements du séjour, du plus récent au plus ancien — le même journal que « (consultation tracée) » désigne plus haut. Chaque ligne cite sa source, Système, Espace hôte ou Application voyageur, et une ligne Code consulté venue de l'Application voyageur porte en plus Code consulté par le voyageur. — c'est là, et nulle part ailleurs, que vous le voyez. Les erreurs du prestataire y remontent aussi. Sans historique, la section affiche « Aucun événement d'accès enregistré pour le moment. »

   Si le prestataire refuse ou ne répond pas, la révocation n'est pas acquise : la ligne passe Échec de révocation et affiche « La révocation chez le prestataire a échoué : nouvel essai automatique en cours, le code peut rester fonctionnel sur la porte. » Un nouvel essai part tout seul et vous êtes prévenu par notification, mais tant que la ligne n'affiche pas Révoqué, considérez que le code ouvre encore.

   Un dernier badge, en haut de la carte, résume l'état de la session d'accès. Il n'est pas traduit : il s'affiche en anglais brut, « active ». C'est un défaut d'interface connu, sans conséquence sur les codes.

   

Qui peut voir et émettre un code

Voir le code, Générer un code d'accès, Révoquer et Rattacher une serrure demandent la case Écriture d'Opérations séjours (réservations, check-in/out). Avec la seule case Lecture — modèles Compta et Co-investisseur, rôle Lecture seule —, la carte Accès logement montre l'état de chaque code et sa fenêtre de validité, jamais le code lui-même : c'est le serveur qui refuse la consultation, pas seulement un bouton masqué. Un membre Ménage n'a pas cette carte du tout.

Le code ne se lit pas non plus dans la messagerie sans cette même écriture. Quand un message automatique contient le jeton Code d'accès (voir Automatiser ses messages voyageurs), le voyageur reçoit le vrai code, mais la conversation et l'aperçu de la liste des conversations affichent •••• à la place pour un membre qui n'a que Messagerie & automations, pour le rôle Lecture seule et pour l'équipe YStay.

Le support YStay, lui non plus, ne peut ni consulter ni émettre un code depuis votre compte. Quand un voyageur reste bloqué dehors, il déclenche la réémission d'un code qui part directement chez le voyageur : l'équipe YStay ne voit jamais ce code (voir Contacter le support).

La fenêtre de validité

Un code n'est jamais valable en permanence. Sa fenêtre commence 3 heures avant l'heure d'arrivée et se termine au départ, à l'heure de fin de check-out. À défaut de règles de la maison sur l'annonce, YStay retient 16 h 00 pour l'arrivée et 11 h 00 pour le départ, dans le fuseau horaire du bien. C'est cette fenêtre que la ligne du code résume avec Valable du … au ….

Ce que reçoit le voyageur

L'e-mail est le canal de référence : il part automatiquement, sans le moindre geste du voyageur. Le message a pour objet « Votre code d'accès au logement » ; le code y est mis en avant dans un encadré « Code d'accès », suivi de sa date limite, « Valable jusqu'au …. » Il part dans la langue du voyageur.

En parallèle, si le voyageur utilise l'application, une notification Votre accès est prêt l'avertit — mais elle ne contient pas le code : elle indique seulement où le retrouver, sans se limiter à renvoyer vers l'e-mail. Elle ouvre la fiche de cette réservation, où le code se consulte. YStay n'envoie aucun SMS.

Le code est aussi consultable dans l'application, à deux endroits — l'onglet Mon séjour, et la fiche de cette réservation elle-même — un second canal, pas un remplacement de l'e-mail. Il y apparaît à partir de 48 heures avant l'arrivée et reste visible jusqu'à la fin de sa fenêtre de validité, ou jusqu'à sa révocation. Masqué par défaut, il ne se révèle qu'après un geste explicite sur le bouton Afficher le code — un second bouton, Masquer le code, le recache ensuite ; la consultation est alors journalisée, une fois par jour et par code au plus — visible de vous dans le Journal d'accès du séjour, la ligne prouve qu'il a consulté son code ce jour-là, pas combien de fois.

Tant qu'il n'y a rien à montrer, l'écran le dit sans détour :

• Pas encore disponible. La fenêtre des 48 heures avant l'arrivée n'est pas encore ouverte — l'écran indique la date à partir de laquelle revenir.
• Pas encore émis. Aucun code n'a encore été généré pour ce séjour.
• Logement sans serrure connectée. Aucune émission automatique n'est possible pour ce séjour.
• Ce code n'est plus disponible ici. Trois causes produisent ce même message : la fenêtre de validité est passée, le code a été révoqué, ou sa révocation — demandée par vous — n'a pas encore abouti chez le prestataire (badge de la ligne, plus haut) : tant qu'il n'affiche pas Révoqué, le code peut encore fonctionner sur la porte.
• Attestation d'assurance requise. L'annonce l'exige et aucune n'a encore été acceptée pour ce séjour : l'écran le dit au voyageur, qui attend vos instructions — voir Attestations d'assurance.

Quand l'arrivée est encore lointaine, le code est émis mais l'envoi attend : la ligne annonce « Envoi automatique au voyageur 48 h avant l'arrivée. » et le badge passe à Émis · envoi à J-2. Le jour venu, l'e-mail part et une notification Votre arrivée approche rappelle où le trouver.

Ne jamais écrire le code dans le livret

Le code de porte n'a sa place que dans le circuit décrit plus haut : émission à la confirmation, fenêtre de validité, envoi au voyageur. Un code écrit dans le livret (« Boîte à clés : 4521 ») sort de ce circuit : aucune fenêtre de validité ni aucune révocation ne s'y applique, et il reste lisible par toute personne qui détient l'adresse /g/… du livret, sans borne de date — voir Créer et publier son premier livret.

YStay le signale sans rien bloquer. Quand un texte du livret contient ce qui ressemble à un code (quatre à huit chiffres près d'un mot comme « boîte à clés », « digicode » ou « portail », ou un intitulé de mot de passe suivi d'une valeur), le Studio affiche l'avertissement Code en clair : « … » détecté dans « … ». L'extrait cité masque le code, hormis ses deux derniers caractères. L'avertissement s'affiche dans le panneau de la rubrique concernée, puis dans le panneau de publication au moment de publier, et il n'empêche pas de publier : la publication aboutit comme d'habitude.

Deux gestes suivent. Retirer du texte ouvre le bloc concerné, où vous effacez le code. Envoyez ensuite le code au voyageur par message : le jeton Code d'accès d'un message automatique lui remet le vrai code (voir Automatiser ses messages voyageurs), et l'e-mail d'émission comme l'application voyageur le lui transmettent aussi, comme décrit plus haut.

Le repérage est automatique : il n'envoie rien à un fournisseur d'IA, et il ne lit pas le bloc Wi-Fi, dont le mot de passe est fait pour être lu. Il peut signaler un nombre qui n'est pas un code, et laisser passer un code qu'il ne reconnaît pas : l'absence d'avertissement ne prouve pas l'absence de code.

Si aucun code n'apparaît

• Aucune serrure active sur le logement. L'écran répond « Aucune serrure active : rattachez une serrure d'abord. » — c'est le message affiché quelle que soit la cause de l'échec, commencez donc toujours par vérifier ce point.
• La réservation n'est pas confirmée. Sans séjour, pas d'accès : confirmez d'abord.
• Le séjour est annulé. Aucun code ne peut plus être émis sur un séjour annulé. La révocation des codes existants, elle, est demandée à l'annulation — elle peut encore être en cours chez le prestataire (badge de la ligne, plus haut) : Révoqué ou Échec de révocation.
• Un code actif existe déjà. L'émission automatique ne double jamais un code en cours.
• L'annonce exige une attestation d'assurance et aucune n'a été acceptée pour la période d'arrivée : l'émission reste suspendue jusqu'à l'acceptation.
• Le prestataire n'a pas répondu. YStay vous prévient par notification et l'émission manuelle reste disponible depuis la fiche du séjour, pour qui a l'écriture sur Opérations séjours.

Et ensuite

• Connecter une serrure à un logement — rattacher le prestataire et la serrure avant de suivre ce guide.
• Attestations d'assurance : accepter, refuser, débloquer l'accès — la décision qui suspend, ou libère, l'émission du code de porte.
• L'état des lieux : politique, lien voyageur, gabarits — constater l'état du logement de part et d'autre de cet accès.