Terreno: el plan de estancia y Mi día

El módulo Terreno es de donde nacen las tareas de limpieza, recepción y salida: en cuanto se confirma una reserva, YStay las crea sola, siguiendo el plan de estancia del alojamiento correspondiente — ver Limpieza y turnovers. También puedes añadir una a mano, ver más abajo. Dos superficies se reparten el trabajo: la web para configurar — el plan de cada alojamiento, los ajustes heredados, tus notificaciones — y Host Ops para hacer — "Ma journée" (Mi día) enumera tus tareas, paso a paso.

El plan de estancia por alojamiento

Desde el menú Terreno, la pestaña Planes de estancia abre cuatro bloques: el Plan de la cuenta, la lista de tus Alojamientos — cada uno con su badge de origen —, las Tareas recurrentes y el Catálogo de tipos. Las otras tres pestañas del menú son Ajustes de Terreno, Plantillas (ver más abajo) y Early check-in / late checkout (guía dedicada).

Un badge de origen acompaña a un plan igual que a un ajuste: Valor por defecto de YStay (el estándar que entrega la plataforma), Heredado de la cuenta (en cuanto existe un plan o un ajuste a ese nivel), Personalizado para este inmueble o Personalizado para este alojamiento (una personalización en ese nivel exacto — un plan de estancia nunca baja más allá del alojamiento; un ajuste sí puede detenerse en el inmueble, ver más abajo).

Abrir un alojamiento lleva a su página Plan de estancia. Mientras no exista ninguna personalización, los pasos que se muestran son los de la cuenta (o, en su defecto, el estándar de YStay), en solo lectura; Personalizar para este alojamiento crea una copia propia de este alojamiento, ahora editable, y Volver al plan de la cuenta la borra, devolviendo el control al nivel superior.

El botón Ficha del alojamiento, arriba en esta página, abre la ficha del alojamiento: lo que el equipo debe saber de él — habitaciones, ubicaciones útiles, instrucciones, listas de control propias. Consulta La ficha del alojamiento: habitaciones, ubicaciones, instrucciones y listas de control.

Cada paso de un plan define:

• un tipo de tarea, elegido del catálogo;
• un disparador — en cuanto se confirma la reserva, en la llegada, en la salida, o durante la estancia (recurrente cada N días);
• un desfase, en minutos, antes o después de ese disparador;
• condiciones opcionales — noches mínimas o máximas, bebé en la estancia (da igual, sí o no), origen de la reserva, política del estado del alojamiento (autonomía del viajero, equipo del anfitrión, doble validación) — un paso cuyas condiciones no se cumplen simplemente no se dispara para esa estancia;
• una dependencia opcional hacia otro paso del mismo plan, que debe terminar antes.

Añadir un paso crea uno nuevo, las flechas reordenan la lista, y Guardar el plan valida el conjunto.

El Catálogo de tipos, al final de la pestaña, enumera todos los tipos disponibles con su duración por defecto y dos posibles exigencias, Prueba exigida y Presencia exigida. Puedes editar un tipo para tu cuenta — su texto en los cinco idiomas, su duración, sus exigencias, si está activo; un badge Tu tipo señala entonces la personalización, con un gesto Volver al valor por defecto para deshacerla. En la página de un alojamiento, ese mismo catálogo se muestra en solo lectura: la personalización vale para toda la cuenta, nunca para un solo alojamiento.

Crear una tarea puntual

Además de lo que el plan dispara solo, el botón Nueva tarea — en Limpieza igual que en la página Plan de estancia de un alojamiento, donde el alojamiento ya está elegido — abre un formulario para añadir una tarea puntual: Alojamiento (oculto y prerrellenado desde la página de un alojamiento), Tipo (entre los tipos activos del catálogo), Fecha (hoy por defecto), Inicio de la ventana y Fin de la ventana, Duración estimada (minutos), Asignada a y Nota — todo es opcional salvo el alojamiento y el tipo. Las horas de la ventana son la hora local del alojamiento, no la suya: el formulario lo recuerda («La hora local del alojamiento, no la suya.»). Crear la tarea la guarda y abre directamente su detalle.

Crear una tarea está abierto a los mismos roles que tienen acceso de escritura a los módulos Limpieza y rotaciones u Operaciones de estancias (reservas, entrada/salida) — no necesariamente a quien puede editar el plan de estancia, un derecho más amplio y distinto (ver Ajustes de Terreno, más abajo). La lista Asignada a, por su parte, ofrece dos grupos: Equipo —el titular y los miembros activos con acceso a los módulos Operaciones de estancias o Limpieza y rotaciones— y Agentes de campo —los proveedores y los agentes sin cuenta activos, estos últimos con el sufijo «(sin cuenta)»—. Consulta Añadir un agente de campo sin cuenta.

La lista de control de una tarea

Una tarea recibe su lista de control al crearse. Por defecto, es la de su tipo. Si el alojamiento tiene una plantilla para ese tipo —una lista de control propia, compuesta en su Ficha del alojamiento—, la tarea retoma sus puntos en su lugar. Una lista de control suministrada de entrada, como la de un plan de Tareas recurrentes que lleve la suya, tiene prioridad sobre ambas.

En todos los casos es una copia: modificar o archivar una plantilla después no cambia las tareas ya creadas. Las plantillas se preparan en la pestaña Plantillas de la página Terreno, que reúne la biblioteca (plantillas de YStay en solo lectura, plantillas de la cuenta), y luego se vinculan a un alojamiento desde su ficha. Los planes de estancia, por su parte, no eligen plantilla. Consulta La ficha del alojamiento: habitaciones, ubicaciones, instrucciones y listas de control. Cuando el uso compartido de la ficha está abierto, el interviniente lee esta lista de comprobación ordenada por habitaciones, con la foto de referencia de cada punto: consulta Guía habitación por habitación y fotos de referencia.

Ajustes de Terreno

Ajustes de la cuenta reúne dieciocho ajustes: hora de salida y hora de llegada (el inicio de la ventana de las tareas correspondientes), margen antes de la siguiente llegada, foto de prueba en toda tarea, asignación automática en modo solo, nivel de interfaz forzado (Solo / Equipo / Pro — solo puede subir respecto al nivel calculado automáticamente), notificaciones de Terreno activadas, uso compartido de la ficha con los intervinientes de campo, etiquetas de paso (QR) en los alojamientos, firma de la entrega de llaves a la llegada, hora de los dos resúmenes (7:00 y 19:00 por defecto), y los límites del silencio nocturno (21:00 → 7:00 por defecto) — los resúmenes y las alertas se detallan en el apartado siguiente. Cada ajuste lleva su badge de origen; Volver al valor por defecto de YStay lo borra aquí. Un ajuste horario o numérico se edita como borrador, que se confirma con el botón Guardar de su fila (o Intro) — nada se envía con cada pulsación; un interruptor o una lista desplegable, en cambio, se aplican en cuanto los cambias. El ajuste Etiquetas de paso (QR) en los alojamientos está desactivado por defecto y vale para toda la cuenta: consulta Etiquetas NFC / QR. El ajuste Firma de la entrega de llaves a la llegada, en cambio, está activado por defecto y baja hasta el alojamiento. Su ayuda dice lo que hace: «El huésped firma la entrega de llaves en el teléfono del operario antes de que se pueda terminar la recepción. La firma nunca se muestra al huésped ni a los operarios.» Desactivado, la firma sigue siendo posible, pero ya no se exige para terminar la recepción. Consulta Su planificación por enlace y Prueba de servicio.

Seis de ellos bajan hasta el alojamiento — foto de prueba en toda tarea, hora de salida, hora de llegada, margen antes de la siguiente llegada, uso compartido de la ficha, firma de la entrega de llaves a la llegada: en la página de un alojamiento, la tarjeta Ajustes de este alojamiento muestra una personalización con Personalizado para este alojamiento, y Volver a los ajustes de la cuenta para deshacerla. Los cuatro umbrales de alerta, por su parte, se detienen en el inmueble: una tarjeta aparte, Alertas de todo el inmueble — «Estos ajustes se aplican a todos los alojamientos de este inmueble.» —, los muestra en esa misma página y permite modificarlos, con el badge Personalizado para este inmueble en cuanto se fija un valor ahí.

Tus notificaciones de Terreno

Bajo Ajustes de Terreno, el bloque Mis notificaciones de Terreno cruza cuatro categorías — Tarea asignada, Resumen de la mañana, Resumen de la tarde, Alerta — con dos canales, Push y Correo. Nada se envía sin tu elección: la única excepción es el push de Tarea asignada, activado por defecto (puedes apagarlo como los demás). Este bloque, como los propios envíos, solo existe para quien ve las tareas — acceso a los módulos Operaciones de estancias o Limpieza y rotaciones, la misma puerta que la lista Asignada a de una tarea: sin ese acceso, un miembro no recibe ni resumen, ni alerta, ni push de asignación, y por tanto no encuentra nada que ajustar aquí.

Mientras no hayas activado el resumen de la mañana por correo, un aviso propone hacerlo en un gesto, Recibir el resumen de la mañana. La misma idea existe en Host Ops, esta vez para el push — ver más abajo.

Los resúmenes salen a una hora fija, ajustable a nivel de cuenta — 7:00 y 19:00 por defecto: el de la mañana reúne tus tareas del día y tus tareas atrasadas; el de la tarde, tus tareas del día aún abiertas y las que todavía no tienen la prueba exigida. Las alertas, en cambio, se levantan sobre la marcha, cada una solo una vez por tarea: no iniciada 30 minutos después de que se abre la ventana, bloqueada desde hace 4 horas, sin confirmar la víspera a las 18:00, o prueba que falta 2 horas antes de la siguiente llegada — pasada esa llegada, deja de saltar, y se cierra si seguía abierta. Estos cuatro umbrales son ajustables. Ninguna alerta push entre las 21:00 y las 7:00 (el silencio nocturno, ajustable): una alerta que sigue activa por la mañana sale entonces. También se suman a la campana del panel, que no envía nada más — es una lista, no un canal. La campana sigue la misma puerta (acceso a Operaciones de estancias o Limpieza y rotaciones) y muestra las alertas de toda la cuenta, no solo las de tus propias tareas; un miembro limitado a algunas propiedades solo ve allí las de sus propiedades.

Mi día, en Host Ops

En Host Ops, "Ma journée" (Mi día) es la pestaña "Aujourd'hui" (Hoy). La barra inferior tiene cinco pestañas: "Aujourd'hui" (Hoy), "Réservations" (Reservas), "Calendrier" (Calendario), "Messages" (Mensajes) y "Plus" (Más). "Réservations", "Calendrier" y "Messages" muestran por ahora «Bientôt dans Host Ops» (Próximamente en Host Ops): llegarán en próximas versiones. "Ménage et turnovers" (Limpieza y rotaciones), igual que "Incidents" (Incidencias) y "Compte" (Cuenta), se encuentra en "Plus". Un agente de campo asociado sin cuenta de anfitrión ve una barra reducida, "Missions" (Misiones) y "Compte".

La pantalla "Ma journée" (Mi día) muestra tus tareas del día elegido — ayer, hoy, mañana — repartidas en cuatro secciones: "En retard" (Atrasadas), "Maintenant" (Ahora), "Plus tard" (Más tarde), y "Terminées" (Finalizadas, plegada, con su contador). Cada tarjeta muestra la hora, el tipo, el alojamiento y, para una recepción, la llegada que prepara; un único botón propone el siguiente paso posible, sin salir de la lista.

Mientras no hayas activado el resumen de la mañana en este teléfono, un aviso propone "Recevoir le résumé du matin sur ce téléphone" (Recibir el resumen de la mañana en este teléfono): "Activer" (Activar) inscribe el dispositivo, "Plus tard" (Más tarde) cierra el aviso para esta sesión — vuelve la próxima vez que abras la app.

Debajo de tus tareas, "Arrivées et départs" (Llegadas y salidas) sigue en su sitio, sin cambios: las mismas listas que antes de esta entrega, para abrir directamente una reserva. Esta sección, como la reserva que abre, pide la casilla Lecture de Operaciones de estancias (reservas, entrada/salida): un miembro Ménage ve sus tareas, no estas listas.

El detalle de una tarea

El título en la cabecera de cada tarjeta, tanto en Limpieza y turnovers como en Mi día, abre el detalle completo de una tarea: ventana, reserva resumida (solo fechas y número de personas — nunca el nombre ni el contacto del viajero), asignación, pruebas, lista de comprobación, registro y mensajes.

1. Visto

   Visto ("Vu" en Host Ops) confirma que te has dado por enterado de la tarea — a menudo el primer gesto, al pasar por delante de la puerta.

2. Iniciar

   Iniciar ("Démarrer" en Host Ops) pasa la tarea a en curso.

3. Añadir una prueba

   En la web, Añadir una prueba elige un archivo; en Host Ops, "Prendre une photo" (Hacer una foto) abre directamente la cámara — jpg, jpeg, png, heic o webp, 20 MB como máximo.

4. Terminar, o forzar con una nota

   Terminar ("Terminer" en Host Ops) cierra la tarea. Si la lista de comprobación no está completa, o falta una foto exigida, YStay lo rechaza y propone Forzar el cierre ("Forcer la clôture"): una nota se vuelve entonces obligatoria, y el forzado queda registrado. En una recepción o una salida confiada a un interviniente, el rechazo también puede deberse a pasos sin validar o a una entrega de llaves sin firmar cuando el ajuste lo exige: el aviso dice lo que falta —«No todos los pasos del operario están validados. Puedes forzar el cierre con una nota.» o «El huésped no ha firmado la entrega de llaves. Puedes forzar el cierre con una nota.» Durante una sesión de asistencia, el soporte de YStay no puede forzar un cierre: «Solo lectura: un cierre forzado es una decisión del anfitrión, imposible en modo soporte.»

5. Bloquearla, con motivo

   Bloquear ("Bloquer" en Host Ops) pide un motivo elegido de una lista cerrada — Problema de acceso, Faltan suministros, Daño detectado, Viajero aún presente, Otro — con una nota opcional.

6. Cancelar

   Cancelar ("Annuler la tâche", Cancelar la tarea, en Host Ops) retira la tarea de la lista de cosas por hacer; la cancelación queda registrada.

Para una recepción o una inspección de salida, la tarea no se cierra sola: en Host Ops, "Ouvrir la session d'arrivée" (Abrir la sesión de llegada) o "Ouvrir l'état des lieux de sortie" (Abrir la inspección de salida) lleva a la reserva, donde tiene lugar la sesión o la inspección — es su cierre lo que cierra la tarea.

Esos dos botones solo aparecen a los miembros que tienen Operaciones de estancias (reservas, entrada/salida) en lectura, y llevar la sesión o la inspección pide la escritura. Un miembro Ménage asignado a una recepción o a una inspección de salida hace avanzar, por tanto, su tarea, pero la sesión o la inspección en sí corresponde a un miembro que tenga la escritura en Operaciones de estancias.

Un interviniente —un agente por su enlace, un proveedor por Mis intervenciones— termina él mismo su tarea de recepción o de salida con Terminar, una vez validados sus pasos y, a la llegada, firmada la entrega de llaves cuando el ajuste lo exige. Si todos los pasos obligatorios de la sesión están entonces hechos, la sesión se cierra sola. Consulta Gestionar una estancia: check-in y checkout.

Los pasos escaneados en el registro

Cuando las etiquetas de paso están activadas, cada escaneo de un interviniente se anota en el Registro de la tarea: «Paso escaneado — » seguido del nombre de la habitación, o «Paso escaneado — alojamiento completo» para una etiqueta sin habitación, con el interviniente y la hora. Se añade «· código introducido a mano» cuando el código se escribió en lugar de leerse con la cámara. Un paso no cambia el estado de la tarea. Consulta Etiquetas NFC / QR.

Pasos, entrega de llaves y bloqueo

Los gestos del interviniente en una recepción o una salida se anotan en el Registro de la tarea: «Paso validado — Acceso al alojamiento verificado» por cada paso que valida, con la hora, y «Entrega de llaves firmada» cuando el huésped ha firmado. La firma en sí no se muestra aquí: en la tarea terminada, la tarjeta Prueba de servicio solo da su estado —«Entrega de llaves: firmada el …»—, y la imagen se lee en el PDF (consulta Prueba de servicio). Un miembro Ménage, cuyo acceso solo cubre las tareas, no la lee.

Cuando el interviniente toca Bloqueado / SOS, la tarea pasa a Bloqueada y la campana del panel suena de inmediato: «Intervención bloqueada», que dice quién lo señala, el motivo elegido, el tipo de tarea y el alojamiento —nunca la precisión del interviniente, que llega a los Mensajes de la tarea—. Ni push ni correo; como máximo una campana cada media hora y por tarea mientras la anterior no se haya leído; y el ajuste Notificaciones de Terreno activadas apaga esta campana. La alerta «bloqueada desde hace 4 horas» no cambia.

Mensajes con el interviniente

Cuando la tarea se confía a un interviniente de campo —un agente sin cuenta o un proveedor—, se abre una tarjeta Mensajes debajo del Registro: el hilo de la tarea, entre tú y él. Es el lugar para una precisión de última hora, no un canal con el huésped: ningún dato de huésped pasa por ahí. No existe para una tarea confiada a un miembro del equipo, y la tarjeta lo dice: «El hilo se abre cuando la tarea se confía a un operario de campo.»

• Escribir. El campo «Escribe un mensaje…» y Enviar, 2000 caracteres como máximo («Mensaje demasiado largo: 2000 caracteres como máximo.»). Tus mensajes llevan «Tú»; los del interviniente, su nombre. Lees todo el hilo de la tarea, incluido el intercambio con el interviniente anterior tras una reasignación; el nuevo interviniente no lee ese intercambio. Leer el hilo requiere el acceso de lectura a Operaciones de estancias o Limpieza y rotaciones; escribir, el acceso de escritura: sin él, «Solo lectura: tu rol no permite escribir a los operarios.»
• Traducido automáticamente. Cada mensaje se traduce al idioma del otro mediante la función de IA «Traducción de los mensajes con sus operarios»: lees la traducción, con «Traducido automáticamente — idioma original: …» y un botón Ver el original (después Ver la traducción); mientras llega se muestra «Traduciendo…». Las direcciones de correo y los números de teléfono se ocultan antes del envío al proveedor de IA. El titular de la cuenta puede desactivar la función en Funciones de IA (página Mi cuenta): el mensaje sale igualmente y cada uno lo lee entonces en su idioma original. Una traducción automática puede equivocarse: el original siempre está a mano. Consulta Funciones de IA: activar y desactivar.
• Recibir el aviso. Un mensaje del interviniente hace sonar la campana del panel —«Nuevo mensaje sobre una intervención», que dice quién ha escrito y sobre qué intervención, nunca el contenido del mensaje—, como mucho una vez cada media hora mientras la campana anterior de esa tarea no esté leída. Ni push ni correo. El ajuste Notificaciones de Terreno activadas corta esta campana (y los SMS de abajo): el mensaje sigue siendo legible.
• El agente sin cuenta recibe un SMS —nunca con el contenido— si tu mensaje no se ha leído al cabo de diez minutos: «Nuevo mensaje sobre tu intervención del …», con el enlace que abre la aplicación. Ningún SMS entre las 22:00 y las 8:00 (hora de tu cuenta) —sale entonces a las 8:00—, como máximo uno cada cuatro horas para una misma tarea, y solo si el agente ha elegido el SMS para «Nueva intervención» en sus ajustes. Un proveedor con cuenta recibe el aviso en la campana de su propio espacio, cuando tiene uno.
• Cuándo se cierra el hilo. Una tarea cancelada cierra su hilo («Tarea cancelada: el hilo está cerrado.»); una tarea terminada lo deja abierto. Enviar requiere red; mientras el envío no llega a buen puerto, el borrador sigue en el campo.
• Modo soporte. El soporte de YStay lee el hilo pero no puede escribir («Solo lectura: envío imposible en modo soporte»), y su lectura no marca ningún mensaje como leído.
• Conservación. Los mensajes, con su traducción, siguen a la intervención: se van con la tarea y con la cuenta si esta se borra.

Asignar una tarea, también a un agente sin cuenta

En la web, el botón Asignar de una tarea abre Asignar la tarea: la lista Elegir una persona ofrece los dos grupos Equipo y Agentes de campo, y un agente sin cuenta lleva el sufijo «(sin cuenta)».

En Host Ops, el detalle de una tarea lleva «Assigner» (Asignar) —«Réassigner» (Reasignar) si la tarea ya tiene responsable—. Se abre una hoja con las mismas dos secciones, «Équipe» (Equipo) y «Agents de terrain» (Agentes de campo); un agente sin cuenta se marca con «sans compte · travaille par lien» (sin cuenta, trabaja por enlace): no verá la tarea en la aplicación, sino desde su enlace. Un toque en una línea la marca, y es el botón «Assigner à» (Asignar a) seguido del nombre el que envía: un toque perdido nunca reasigna una tarea. A partir de ocho personas aparece una búsqueda por nombre. El botón solo existe si tu rol permite asignar y la tarea sigue abierta.

Tareas recurrentes

Para inspecciones y mantenimientos con fecha fija — revisión de la caldera, descalcificado, visita de seguridad —, una tarea recurrente crea sola las ocurrencias del calendario, sin que tenga que volver a introducirlas. Se configura en la sección Tareas recurrentes de la página Terreno, y en la de la página de un alojamiento; Nueva tarea recurrente abre el formulario.

• Propiedad y alojamiento. El campo Alojamiento ofrece Toda la propiedad: el plan crea entonces una tarea por alojamiento activo de la propiedad. Elegir un alojamiento limita el plan a este. En la página de un alojamiento, la sección muestra también los planes de Toda la propiedad.
• Tipo. Inspección o Mantenimiento, con un título facultativo y una nota.
• Frecuencia. Cada semana (marque los días), Cada mes, Cada trimestre o Cada año. Para las tres últimas, la Referencia en el mes es Un día del mes (p. ej. el 15) o Un día de la semana (p. ej. el primer lunes). Un mes más corto usa su último día. Trimestral y anual siguen el mes de la fecha de inicio; una fecha de fin facultativa acota el plan.
• Franja y duración. Inicio, fin y minutos estimados son facultativos; las horas son las del alojamiento.
• Asignado por defecto. Facultativo: si lo deja vacío, se aplica la regla de asignación de la cuenta. La lista solo ofrece el equipo, no los agentes de campo.
• Checklist. Un paso por línea; si la deja vacía, se aplica la del tipo — o la de la plantilla del alojamiento para ese tipo, si la tiene.

YStay crea las ocurrencias con 30 días de antelación y las completa con el tiempo, sin notificación adicional. Si el alojamiento está ocupado ese día, la tarea se crea igualmente: una insignia Alojamiento ocupado se lo indica, y le corresponde a usted aplazarla si hace falta.

Editar la regla (frecuencia, días, fechas, franja, asignado, checklist) sustituye las próximas ocurrencias que nadie ha asumido todavía — ni vistas, ni iniciadas, ni aplazadas, ni reasignadas, ni bloqueadas — por otras nuevas; todas las demás se quedan como están. Cambiar solo el título o la nota no las toca.

En una ocurrencia, las insignias Recurrente y Alojamiento ocupado aparecen en la tarjeta y en el detalle. Aplazar (Aplazar esta ocurrencia, con una nueva fecha) mueve solo esa ocurrencia: una vez aplazada, el plan ya no la toca. Omitir (Omitir esta ocurrencia) la cancela definitivamente — no vuelve, aunque se modifique o se reanude el plan — y las siguientes siguen previstas. Ambos gestos quedan registrados.

Y después

• La ficha del alojamiento: habitaciones, ubicaciones, instrucciones y listas de control — lo que el equipo debe saber de un alojamiento y las plantillas de lista de control que retoma una tarea.
• Etiquetas NFC / QR — las etiquetas QR de las habitaciones y los pasos escaneados que anotan en el registro.
• Añadir un agente de campo sin cuenta — asignar una tarea a una persona sin cuenta YStay, que trabaja desde un enlace.
• Limpieza y turnovers — el panel del día y el ciclo de vida de una tarea, en la web.
• StayProof: crear y compartir la prueba — las fotos de prueba de las tareas también cuentan allí.
• Gestionar una estancia: check-in y checkout — las sesiones que una recepción o una inspección de salida abren desde una tarea.
• Prueba de servicio — el PDF de una tarea terminada, sus huellas y cuánto tiempo se conserva.
• Tablero de planificación y Torre de control — a partir del nivel Equipo, ver quién hace qué en una cuadrícula, asignar una tarea arrastrándola y seguir el terreno en cinco columnas actualizadas cada 30 segundos.