Terrain: der Aufenthaltsplan und Mein Tag

Das Modul Terrain ist der Ort, an dem Reinigungs-, Empfangs- und Auszugsaufgaben entstehen: Sobald eine Reservierung bestätigt ist, legt YStay sie von selbst an, nach dem Aufenthaltsplan der betreffenden Einheit — siehe Reinigung und Turnovers. Sie können auch von Hand eine hinzufügen, siehe weiter unten. Zwei Oberflächen teilen sich die Arbeit: das Web zum Einstellen — der Plan jeder Einheit, geerbte Einstellungen, Ihre Benachrichtigungen — und Host Ops zum Erledigen — „Ma journée" (Mein Tag) listet Ihre Aufgaben, Schritt für Schritt.

Der Aufenthaltsplan je Einheit

Im Menü Terrain öffnet der Reiter Aufenthaltspläne vier Blöcke: den Kontoplan, die Liste Ihrer Einheiten — jede mit ihrem Herkunfts-Badge —, die Wiederkehrenden Aufgaben und den Aufgabentypkatalog. Die drei anderen Reiter des Menüs sind Terrain-Einstellungen, Vorlagen (siehe weiter unten) und Early check-in / late checkout (eigener Leitfaden).

Ein Herkunfts-Badge begleitet einen Plan ebenso wie eine Einstellung: YStay-Standard (die von der Plattform gelieferte Grundlage), Vom Konto geerbt (sobald auf dieser Ebene ein Plan oder eine Einstellung existiert), Für dieses Objekt angepasst oder Für diese Einheit angepasst (eine Anpassung auf genau dieser Ebene — ein Aufenthaltsplan reicht nie tiefer als die Einheit; eine Einstellung kann auch beim Objekt haltmachen, siehe weiter unten).

Eine Einheit zu öffnen führt zu ihrer Seite Aufenthaltsplan. Solange keine Anpassung besteht, werden die Schritte des Kontos angezeigt (oder, in Ermangelung dessen, die YStay-Grundlage), nur lesbar; Für diese Einheit anpassen erstellt eine eigene, nun bearbeitbare Kopie für diese Einheit, und Zum Kontoplan zurückkehren löscht sie wieder und gibt die Kontrolle an die Ebene darüber zurück.

Die Schaltfläche Einheiten-Steckbrief oben auf dieser Seite öffnet den Steckbrief der Einheit: was das Team über sie wissen muss — Räume, wichtige Stellen, Hinweise, eigene Checklisten. Siehe Der Einheiten-Steckbrief: Räume, wichtige Stellen, Hinweise und Checklisten.

Jeder Schritt eines Plans legt fest:

• einen Aufgabentyp, aus dem Katalog gewählt;
• einen Auslöser — sobald die Reservierung bestätigt ist, bei der Anreise, bei der Abreise, oder während des Aufenthalts (wiederkehrend alle N Tage);
• eine Verschiebung, in Minuten, vor oder nach diesem Auslöser;
• optionale Bedingungen — Mindest- oder Höchstanzahl Nächte, Kleinkind im Aufenthalt (egal, ja oder nein), Herkunft der Reservierung, Übernahmerichtlinie (Gast-Selbstbedienung, Gastgeber-Team, doppelte Bestätigung) — ein Schritt, dessen Bedingungen nicht erfüllt sind, wird für diesen Aufenthalt schlicht nicht ausgelöst;
• eine optionale Abhängigkeit von einem anderen Schritt desselben Plans, der zuerst abgeschlossen sein muss.

Schritt hinzufügen legt einen neuen an, die Pfeile ordnen die Liste neu, und Plan speichern bestätigt das Ganze.

Der Aufgabentypkatalog am Ende des Reiters listet alle verfügbaren Typen mit ihrer Standarddauer und zwei möglichen Anforderungen, Nachweis erforderlich und Anwesenheit erforderlich. Sie können einen Typ für Ihr Konto bearbeiten — seine Bezeichnung in allen fünf Sprachen, seine Dauer, seine Anforderungen, ob er aktiv ist; ein Badge Ihr Typ zeigt dann die Anpassung an, mit der Aktion Auf Standard zurücksetzen, um sie rückgängig zu machen. Auf der Seite einer Einheit erscheint derselbe Katalog nur lesbar: Die Anpassung gilt für das ganze Konto, nie für eine einzelne Einheit.

Eine einmalige Aufgabe anlegen

Neben dem, was der Plan von selbst auslöst, öffnet die Schaltfläche Neue Aufgabe — in Reinigung ebenso wie auf der Seite Aufenthaltsplan einer Einheit, wo die Einheit bereits feststeht — ein Formular, um eine einmalige Aufgabe hinzuzufügen: Einheit (ausgeblendet und vorausgefüllt von der Seite einer Einheit), Typ (unter den aktiven Typen des Katalogs), Datum (standardmäßig heute), Beginn des Zeitfensters und Ende des Zeitfensters, Geschätzte Dauer (Minuten), Zugewiesen an und Notiz — alles ist optional außer der Einheit und dem Typ. Die Uhrzeiten des Zeitfensters sind die Ortszeit der Einheit, nicht Ihre eigene — das Formular weist darauf hin („Die Ortszeit der Einheit, nicht Ihre eigene.“). Aufgabe erstellen speichert sie und öffnet direkt ihr Detail.

Eine Aufgabe anzulegen steht denselben Rollen offen, die Schreibrechte für die Module Reinigung & Turnover oder Aufenthaltsbetrieb (Buchungen, Check-in/-out) haben — nicht zwingend denen, die den Aufenthaltsplan bearbeiten dürfen, ein weiteres, eigenständiges Recht (siehe Terrain-Einstellungen, weiter unten). Die Liste Zugewiesen an bietet ihrerseits zwei Gruppen an: Team — den Kontoinhaber und die aktiven Mitglieder mit Zugang zu den Modulen Aufenthaltsbetrieb oder Reinigung & Turnover — und Außendienstkräfte — die aktiven Dienstleister und Kräfte ohne Konto, Letztere mit dem Zusatz „(ohne Konto)“. Siehe Eine Außendienstkraft ohne Konto hinzufügen.

Die Checkliste einer Aufgabe

Eine Aufgabe erhält ihre Checkliste bei der Erstellung. Standardmäßig ist es die ihres Typs. Hat die Einheit eine Vorlage für diesen Typ — eine eigene Checkliste, zusammengestellt in ihrem Einheiten-Steckbrief —, übernimmt die Aufgabe stattdessen deren Punkte. Eine von Anfang an mitgegebene Checkliste, etwa die einer Regel unter Wiederkehrende Aufgaben, die eine eigene trägt, hat Vorrang vor beiden.

In jedem Fall ist es eine Kopie: Wer eine Vorlage danach ändert oder archiviert, ändert bereits erstellte Aufgaben nicht. Die Vorlagen werden im Reiter Vorlagen der Seite Terrain vorbereitet, der die Bibliothek vereint (schreibgeschützte YStay-Vorlagen, Kontovorlagen), und dann im Steckbrief einer Einheit dieser zugeordnet. Die Aufenthaltspläne wählen ihrerseits keine Vorlage. Siehe Der Einheiten-Steckbrief: Räume, wichtige Stellen, Hinweise und Checklisten. Ist die Weitergabe des Steckbriefs geöffnet, liest die Einsatzkraft diese Checkliste nach Räumen geordnet, mit dem Referenzfoto jedes Punkts: siehe Raum-für-Raum-Führung und Referenzfotos.

Terrain-Einstellungen

Kontoeinstellungen versammelt achtzehn Einstellungen: Abreisezeit und Anreisezeit (der Beginn des Zeitfensters der jeweiligen Aufgaben), Vorlauf vor der nächsten Anreise, Nachweisfoto bei jeder Aufgabe, automatische Zuweisung im Solo-Modus, erzwungene Oberflächenstufe (Solo / Team / Pro — kann gegenüber der automatisch berechneten Stufe nur erhöht werden), Terrain-Benachrichtigungen aktiviert, Weitergabe des Steckbriefs an die Einsatzkräfte, Durchgangs-Tags (QR) in den Unterkünften, Unterschrift bei der Schlüsselübergabe, Uhrzeit der zwei Zusammenfassungen (07:00 und 19:00 standardmäßig), sowie die Grenzen der Nachtruhe (21:00 → 07:00 standardmäßig) — Zusammenfassungen und Alarme werden im nächsten Abschnitt erläutert. Jede Einstellung trägt ihr Herkunfts-Badge; Auf YStay-Standard zurücksetzen löscht sie hier. Eine Zeit- oder Zahlen-Einstellung wird als Entwurf bearbeitet und mit der Schaltfläche Speichern der jeweiligen Zeile (oder Eingabetaste) bestätigt — nichts geht bei jedem Tastendruck hinaus; ein Schalter oder eine Auswahlliste dagegen wirken, sobald Sie sie ändern. Die Einstellung Durchgangs-Tags (QR) in den Unterkünften ist standardmäßig ausgeschaltet und gilt für das ganze Konto: siehe NFC- / QR-Tags. Die Einstellung Unterschrift bei der Schlüsselübergabe ist dagegen standardmäßig eingeschaltet und reicht bis zur Einheit hinunter. Ihre Hilfe sagt, was sie bewirkt: „Der Gast unterschreibt die Schlüsselübergabe auf dem Telefon der Einsatzkraft, bevor der Empfang abgeschlossen werden kann. Die Unterschrift wird weder dem Gast noch den Einsatzkräften angezeigt.“ Ausgeschaltet bleibt die Unterschrift möglich, wird aber nicht mehr verlangt, um den Empfang abzuschließen. Siehe Ihr Einsatzplan per Link und Leistungsnachweis.

Sechs davon reichen bis zur Einheit hinunter — Nachweisfoto bei jeder Aufgabe, Abreisezeit, Anreisezeit, Vorlauf vor der nächsten Anreise, Weitergabe des Steckbriefs, Unterschrift bei der Schlüsselübergabe: Auf der Seite einer Einheit zeigt die Karte Einstellungen für diese Einheit eine etwaige Anpassung mit Für diese Einheit angepasst und Zu den Kontoeinstellungen zurückkehren, um sie rückgängig zu machen. Die vier Alarmschwellen halten dagegen schon beim Objekt: Eine eigene Karte, Alarme für das gesamte Objekt — „Diese Einstellungen gelten für alle Einheiten dieses Objekts." —, zeigt sie auf derselben Seite und lässt sie sich bearbeiten, mit dem Badge Für dieses Objekt angepasst, sobald dort ein Wert gesetzt ist.

Ihre Terrain-Benachrichtigungen

Unter Terrain-Einstellungen kreuzt der Block Meine Terrain-Benachrichtigungen vier Kategorien — Aufgabe zugewiesen, Morgenzusammenfassung, Abendzusammenfassung, Alarm — mit zwei Kanälen, Push und E-Mail. Nichts wird ohne Ihre Wahl verschickt: Die einzige Ausnahme ist der Push Aufgabe zugewiesen, standardmäßig aktiviert (Sie können ihn wie die anderen ausschalten). Dieser Block besteht, wie die Sendungen selbst, nur für Mitglieder, die die Aufgaben sehen — Zugang zu den Modulen Aufenthaltsbetrieb oder Reinigung & Turnover, dieselbe Schwelle wie die Liste Zugewiesen an einer Aufgabe: Ohne diesen Zugang erhält ein Mitglied weder Zusammenfassung noch Alarm noch Zuweisungs-Push, und findet hier folglich nichts zum Einstellen.

Solange Sie die Morgenzusammenfassung per E-Mail nicht aktiviert haben, schlägt ein Banner vor, dies mit einem Klick zu tun: Morgenzusammenfassung erhalten. Dieselbe Idee gibt es in Host Ops, diesmal für Push — siehe weiter unten.

Die Zusammenfassungen gehen zu einer festen, auf Kontoebene einstellbaren Uhrzeit hinaus — standardmäßig 07:00 und 19:00: die des Morgens fasst Ihre Aufgaben des Tages und Ihre überfälligen Aufgaben zusammen; die des Abends Ihre noch offenen Aufgaben des Tages und jene, denen der erforderliche Nachweis noch fehlt. Alarme dagegen werden laufend ausgelöst, jeder nur einmal je Aufgabe: nicht gestartet 30 Minuten nach Beginn des Zeitfensters, seit 4 Stunden blockiert, am Vorabend um 18:00 nicht bestätigt, oder Nachweis fehlt 2 Stunden vor der nächsten Anreise — nach dieser Anreise löst er nicht mehr aus und schließt sich, falls er noch offen war. Diese vier Schwellen sind einstellbar. Kein Push-Alarm zwischen 21:00 und 07:00 (die Nachtruhe, einstellbar): Ein noch immer aktiver Alarm geht dann am Morgen hinaus. Sie erscheinen außerdem in der Glocke des Dashboards, die nichts weiter verschickt — sie ist eine Liste, kein Kanal. Die Glocke folgt derselben Schwelle (Zugang zu Aufenthaltsbetrieb oder Reinigung & Turnover) und zeigt die Alarme des gesamten Kontos, nicht nur die Ihrer eigenen Aufgaben; ein auf einzelne Objekte beschränktes Mitglied sieht dort nur die seiner Objekte.

Mein Tag, in Host Ops

In Host Ops ist „Ma journée" (Mein Tag) der Reiter „Aujourd'hui" (Heute). Die untere Leiste hat fünf Reiter: „Aujourd'hui" (Heute), „Réservations" (Reservierungen), „Calendrier" (Kalender), „Messages" (Nachrichten) und „Plus" (Mehr). „Réservations", „Calendrier" und „Messages" zeigen derzeit „Bientôt dans Host Ops" (Demnächst in Host Ops): Sie kommen mit kommenden Versionen. „Ménage et turnovers" (Reinigung und Turnover) finden Sie, wie „Incidents" (Vorfälle) und „Compte" (Konto), unter „Plus". Eine Partner-Einsatzkraft ohne Gastgeberkonto sieht eine reduzierte Leiste, „Missions" (Einsätze) und „Compte".

Der Bildschirm „Ma journée" (Mein Tag) zeigt Ihre Aufgaben des gewählten Tages — gestern, heute, morgen — aufgeteilt in vier Abschnitte: „En retard" (Verspätet), „Maintenant" (Jetzt), „Plus tard" (Später), und „Terminées" (Abgeschlossen, eingeklappt, mit ihrer Anzahl). Jede Karte zeigt die Uhrzeit, den Typ, die Einheit und, bei einem Empfang, die Anreise, auf die sie vorbereitet; eine einzige Schaltfläche bietet den nächstmöglichen Schritt an, ohne die Liste zu verlassen.

Solange Sie die Morgenzusammenfassung auf diesem Telefon nicht aktiviert haben, schlägt ein Banner „Recevoir le résumé du matin sur ce téléphone" (Die Morgenzusammenfassung auf diesem Telefon erhalten) vor: „Activer" (Aktivieren) meldet das Gerät an, „Plus tard" (Später) schließt den Banner für diese Sitzung — er kommt beim nächsten Öffnen der App zurück.

Unter Ihren Aufgaben bleibt „Arrivées et départs" (Ankünfte und Abreisen) unverändert an seinem Platz: dieselben Listen wie vor dieser Etappe, um direkt eine Reservierung zu öffnen. Dieser Abschnitt verlangt, wie die Reservierung, die er öffnet, das Kästchen Lecture von Aufenthaltsbetrieb (Buchungen, Check-in/-out): Ein Mitglied Ménage sieht seine Aufgaben, nicht diese Listen.

Das Aufgabendetail

Der Titel am Kopf jeder Karte öffnet, sowohl unter Reinigung & Turnovers als auch unter Mein Tag, das vollständige Detail einer Aufgabe: Zeitfenster, zusammengefasste Reservierung (nur Termine und Personenzahl — nie Name oder Kontakt des Gastes), Zuweisung, Nachweise, Checkliste, Protokoll und Nachrichten.

1. Gesehen

   Gesehen („Vu" in Host Ops) bestätigt, dass Sie von der Aufgabe Kenntnis genommen haben — oft die erste Geste, im Vorbeigehen an der Tür.

2. Starten

   Starten („Démarrer" in Host Ops) setzt die Aufgabe auf laufend.

3. Nachweis hinzufügen

   Im Web wählt Nachweis hinzufügen eine Datei; in Host Ops öffnet „Prendre une photo" (Ein Foto aufnehmen) direkt die Kamera — jpg, jpeg, png, heic oder webp, höchstens 20 MB.

4. Abschließen, oder mit einer Notiz erzwingen

   Abschließen („Terminer" in Host Ops) schließt die Aufgabe. Ist die Checkliste nicht vollständig, oder fehlt ein erforderliches Foto, verweigert YStay und bietet Abschluss erzwingen („Forcer la clôture") an: Eine Notiz wird dann Pflicht, und das Erzwingen bleibt protokolliert. Bei einem Empfang oder einer Abreise, die einer Einsatzkraft anvertraut ist, kann die Verweigerung auch an unbestätigten Schritten oder an einer nicht unterschriebenen Schlüsselübergabe liegen, wenn die Einstellung es verlangt: Der Hinweis sagt, was fehlt — „Nicht alle Schritte der Einsatzkraft sind bestätigt. Sie können den Abschluss mit einer Notiz erzwingen.“ oder „Der Gast hat die Schlüsselübergabe nicht unterschrieben. Sie können den Abschluss mit einer Notiz erzwingen.“ Während einer Support-Sitzung kann der YStay-Support keinen Abschluss erzwingen: „Nur Lesezugriff: Ein erzwungener Abschluss ist eine Entscheidung des Gastgebers und im Support-Modus nicht möglich.“

5. Blockieren, mit Grund

   Blockieren („Bloquer" in Host Ops) verlangt einen aus einer geschlossenen Liste gewählten Grund — Zugangsproblem, Fehlende Vorräte, Schaden festgestellt, Gast weiterhin anwesend, Sonstiges — mit einer optionalen Notiz.

6. Abbrechen

   Abbrechen („Annuler la tâche", Aufgabe stornieren, in Host Ops) entfernt die Aufgabe von der Liste der zu erledigenden Dinge; der Abbruch bleibt protokolliert.

Bei einem Empfang oder einer Auszugsinspektion schließt sich die Aufgabe nicht von selbst: In Host Ops führt „Ouvrir la session d'arrivée" (Check-in-Sitzung öffnen) oder „Ouvrir l'état des lieux de sortie" (Auszugsinspektion öffnen) zur Reservierung, wo die Sitzung oder die Inspektion stattfindet — ihr Abschluss ist es, der die Aufgabe schließt.

Diese beiden Schaltflächen erscheinen nur Mitgliedern, die Aufenthaltsbetrieb (Buchungen, Check-in/-out) zum Lesen haben, und die Sitzung oder die Inspektion durchzuführen verlangt das Schreiben. Ein Mitglied Ménage, das einem Empfang oder einer Auszugsinspektion zugewiesen ist, bringt also seine Aufgabe voran, doch die Sitzung oder die Inspektion selbst fällt einem Mitglied zu, das Schreibzugriff auf Aufenthaltsbetrieb hat.

Eine Einsatzkraft — eine Kraft ohne Konto über ihren Link, ein Dienstleister über Meine Einsätze — schließt ihre Aufgabe für Empfang oder Abreise selbst mit Abschließen ab, sobald ihre Schritte bestätigt sind und, bei der Ankunft, die Schlüsselübergabe unterschrieben ist, wenn die Einstellung es verlangt. Sind dann alle erforderlichen Schritte der Sitzung erledigt, schließt sie sich von selbst. Siehe Einen Aufenthalt führen: Check-in und Checkout.

Gescannte Durchgänge im Protokoll

Sind die Durchgangs-Tags aktiviert, steht jeder Scan einer Einsatzkraft im Protokoll der Aufgabe: „Durchgang gescannt — “ gefolgt vom Namen des Raums, oder „Durchgang gescannt — ganze Unterkunft“ bei einem Tag ohne Raum, mit der Einsatzkraft und der Uhrzeit. „· Code von Hand eingegeben“ kommt hinzu, wenn der Code getippt statt von der Kamera gelesen wurde. Ein Durchgang ändert den Status der Aufgabe nicht. Siehe NFC- / QR-Tags.

Schritte, Schlüsselübergabe und Blockade

Die Handgriffe der Einsatzkraft bei einem Empfang oder einer Abreise stehen im Protokoll der Aufgabe: „Schritt bestätigt — Zugang zur Unterkunft geprüft“ für jeden Schritt, den sie bestätigt, mit der Uhrzeit, und „Schlüsselübergabe unterschrieben“, wenn der Gast unterschrieben hat. Die Unterschrift selbst wird hier nicht angezeigt: Bei der abgeschlossenen Aufgabe gibt die Karte Leistungsnachweis nur ihren Stand an — „Schlüsselübergabe: unterschrieben am …“ —, und das Bild lässt sich im PDF lesen (siehe Leistungsnachweis). Ein Mitglied Ménage, dessen Zugriff nur die Aufgaben abdeckt, liest sie nicht.

Tippt die Einsatzkraft auf Blockiert / SOS, wechselt die Aufgabe auf Blockiert, und die Glocke des Dashboards läutet sofort: „Einsatz blockiert“, die sagt, wer meldet, den gewählten Grund, die Aufgabenart und die Unterkunft — nie die Angabe der Einsatzkraft, die in den Nachrichten der Aufgabe ankommt. Weder Push noch E-Mail; höchstens eine Glocke pro halbe Stunde und Aufgabe, solange die vorige ungelesen ist; und die Einstellung Terrain-Benachrichtigungen aktiviert schaltet diese Glocke aus. Der Alarm „seit 4 Stunden blockiert“ bleibt unverändert.

Nachrichten mit der Einsatzkraft

Wird die Aufgabe einer Einsatzkraft vor Ort übertragen — einer Außendienstkraft ohne Konto oder einem Dienstleister —, öffnet sich unter dem Protokoll eine Karte Nachrichten: der Verlauf der Aufgabe, zwischen Ihnen und ihr. Er ist der Ort für eine Präzisierung in letzter Minute, kein Kanal zum Gast: Keine Gastdaten laufen darüber. Für eine Aufgabe, die einem Teammitglied übertragen ist, gibt es ihn nicht, und die Karte sagt es: „Der Verlauf öffnet sich, sobald die Aufgabe einer Einsatzkraft vor Ort übertragen ist.“

• Schreiben. Das Feld „Nachricht schreiben…“ und Senden, höchstens 2000 Zeichen („Nachricht zu lang: höchstens 2000 Zeichen.“). Ihre Nachrichten tragen „Sie“, die der Einsatzkraft ihren Namen. Sie lesen den gesamten Verlauf der Aufgabe, einschließlich des Austauschs mit der vorherigen Einsatzkraft nach einer Neuzuweisung; die neue Einsatzkraft liest diesen Austausch nicht. Den Verlauf zu lesen setzt Lesezugriff auf Aufenthaltsbetrieb oder Reinigung & Turnover voraus, darin zu schreiben Schreibzugriff: Ohne ihn heißt es „Nur Lesen: Ihre Rolle erlaubt es nicht, Einsatzkräften zu schreiben.“
• Automatisch übersetzt. Jede Nachricht wird von der KI-Funktion „Übersetzung der Nachrichten mit Ihren Einsatzkräften“ in die Sprache des anderen übersetzt: Sie lesen die Übersetzung, mit „Automatisch übersetzt — Originalsprache: …“ und einer Schaltfläche Original anzeigen (danach Übersetzung anzeigen); „Wird übersetzt…“ erscheint, bis sie da ist. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vor dem Senden an den KI-Anbieter unkenntlich gemacht. Der Kontoinhaber kann die Funktion unter KI-Funktionen (Seite Mein Konto) deaktivieren: Die Nachricht geht trotzdem hinaus, und jeder liest sie dann in ihrer Originalsprache. Eine automatische Übersetzung kann falsch sein: Das Original bleibt immer in Reichweite. Siehe KI-Funktionen: aktivieren und deaktivieren.
• Benachrichtigt werden. Eine Nachricht der Einsatzkraft lässt die Glocke des Dashboards läuten — „Neue Nachricht zu einem Einsatz“, die sagt, wer geschrieben hat und zu welchem Einsatz, nie den Inhalt der Nachricht —, höchstens einmal pro halber Stunde, solange die vorherige Glocke dieser Aufgabe ungelesen ist. Kein Push, keine E-Mail. Die Einstellung Terrain-Benachrichtigungen aktiviert schaltet diese Glocke ab (und die SMS unten): Die Nachricht bleibt lesbar.
• Eine Außendienstkraft ohne Konto wird per SMS benachrichtigt — nie mit dem Inhalt —, wenn Ihre Nachricht nach zehn Minuten nicht gelesen ist: „Neue Nachricht zu Ihrem Einsatz am …“, mit dem Link, der die App öffnet. Keine SMS zwischen 22:00 und 08:00 Uhr (Zeit Ihres Kontos) — sie geht dann um 08:00 Uhr hinaus —, höchstens eine alle vier Stunden für dieselbe Aufgabe, und nur wenn die Außendienstkraft in ihren Einstellungen SMS für „Neuer Einsatz“ gewählt hat. Ein Dienstleister mit Konto wird über die Glocke seines eigenen Bereichs benachrichtigt, wenn er einen hat.
• Wann der Verlauf schließt. Eine stornierte Aufgabe schließt ihren Verlauf („Aufgabe storniert: Der Verlauf ist geschlossen.“); eine erledigte Aufgabe lässt ihn offen. Das Senden braucht ein Netz; solange es nicht gelingt, bleibt der Entwurf im Feld.
• Support-Modus. Der YStay-Support liest den Verlauf, kann aber nicht schreiben („Nur Lesen: Senden im Support-Modus nicht möglich“), und sein Lesen markiert keine Nachricht als gelesen.
• Aufbewahrung. Die Nachrichten folgen mit ihrer Übersetzung dem Einsatz: Sie gehen mit der Aufgabe und, falls es gelöscht wird, mit dem Konto.

Eine Aufgabe zuweisen, auch an eine Kraft ohne Konto

Im Web öffnet die Schaltfläche Zuweisen einer Aufgabe Aufgabe zuweisen: Die Liste Person auswählen bietet die beiden Gruppen Team und Außendienstkräfte, wobei eine Kraft ohne Konto den Zusatz „(ohne Konto)“ trägt.

In Host Ops trägt das Aufgabendetail „Assigner“ (Zuweisen) — „Réassigner“ (Neu zuweisen), wenn die Aufgabe schon eine zuständige Person hat. Es öffnet sich ein Blatt mit denselben zwei Abschnitten, „Équipe“ (Team) und „Agents de terrain“ (Außendienstkräfte); eine Kraft ohne Konto ist mit „sans compte · travaille par lien“ (ohne Konto, arbeitet per Link) markiert: Sie sieht die Aufgabe nicht in der App, sondern über ihren Link. Ein Tipp auf eine Zeile hakt sie an, und die Schaltfläche „Assigner à“ (Zuweisen an) mit dem Namen sendet: Ein versehentlicher Tipp weist nie eine Aufgabe neu zu. Ab mehr als acht Personen erscheint eine Suche nach Namen. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn Ihre Rolle das Zuweisen erlaubt und die Aufgabe noch offen ist.

Wiederkehrende Aufgaben

Für Inspektionen und Wartungen zu festen Terminen — Heizungscheck, Entkalkung, Sicherheitsrundgang — legt eine wiederkehrende Aufgabe die Kalendertermine selbst an, ohne dass Sie sie neu erfassen müssen. Sie richten sie im Abschnitt Wiederkehrende Aufgaben der Seite Terrain ein, ebenso auf der Seite einer Einheit; Neue wiederkehrende Aufgabe öffnet das Formular.

• Objekt und Einheit. Das Feld Einheit bietet Gesamtes Objekt: Der Plan legt dann eine Aufgabe pro aktiver Einheit des Objekts an. Wählen Sie eine Einheit, gilt der Plan nur für diese. Auf der Seite einer Einheit zeigt der Abschnitt auch die Pläne für das Gesamte Objekt.
• Typ. Inspektion oder Wartung, mit optionalem Titel und einer Notiz.
• Häufigkeit. Jede Woche (Tage ankreuzen), Jeden Monat, Jedes Quartal oder Jedes Jahr. Bei den letzten drei ist der Bezug im Monat entweder Ein Kalendertag (z. B. der 15.) oder Ein Wochentag (z. B. der erste Montag). Ein kürzerer Monat nimmt seinen letzten Tag. Quartalsweise und jährlich folgen dem Monat des Startdatums; ein optionales Enddatum begrenzt den Plan.
• Zeitfenster und Dauer. Beginn, Ende und geschätzte Minuten sind optional; die Zeiten sind die Ortszeit der Einheit.
• Standardmäßig zugewiesen. Optional: Bleibt das Feld leer, gilt die Zuweisungsregel des Kontos. Die Liste bietet nur das Team an, nicht die Außendienstkräfte.
• Checkliste. Ein Schritt pro Zeile; bleibt sie leer, gilt die Checkliste des Typs — oder die der Vorlage der Einheit für diesen Typ, falls sie eine hat.

YStay legt die Termine 30 Tage im Voraus an und ergänzt sie laufend — ohne zusätzliche Benachrichtigung. Ist die Einheit an diesem Tag belegt, wird die Aufgabe trotzdem angelegt: Ein Badge Einheit belegt weist darauf hin, und Sie verschieben sie bei Bedarf selbst.

Bearbeiten der Regel (Häufigkeit, Tage, Daten, Zeitfenster, Zuweisung, Checkliste) ersetzt die künftigen Termine, die noch niemand in Angriff genommen hat — nicht gesehen, nicht begonnen, nicht verschoben, nicht neu zugewiesen, nicht blockiert —, durch neue; alle anderen bleiben unverändert. Wer nur Titel oder Notiz ändert, lässt sie unberührt.

An einem Termin erscheinen die Badges Wiederkehrend und Einheit belegt auf der Karte und im Detail. Verschieben (Diesen Termin verschieben, mit neuem Datum) verlegt nur diesen Termin: Einmal verschoben, fasst der Plan ihn nicht mehr an. Überspringen (Diesen Termin überspringen) storniert ihn endgültig — er kehrt nicht zurück, auch wenn der Plan geändert oder fortgesetzt wird —, die folgenden bleiben geplant. Beide Aktionen werden protokolliert.

Und danach

• Der Einheiten-Steckbrief: Räume, wichtige Stellen, Hinweise und Checklisten — was das Team über eine Einheit wissen muss, und die Checklisten-Vorlagen, die eine Aufgabe übernimmt.
• NFC- / QR-Tags — die QR-Etiketten der Räume und die gescannten Durchgänge, die sie ins Protokoll eintragen.
• Eine Außendienstkraft ohne Konto hinzufügen — eine Aufgabe einer Person ohne YStay-Konto zuweisen, die über einen Link arbeitet.
• Reinigung und Turnovers — das Tagesboard und der Lebenszyklus einer Aufgabe, im Web.
• StayProof: den Nachweis erstellen und teilen — auch die Nachweisfotos der Aufgaben zählen dort.
• Einen Aufenthalt führen: Check-in und Checkout — die Sitzungen, die ein Empfang oder eine Auszugsinspektion von einer Aufgabe aus öffnen.
• Leistungsnachweis — das PDF einer abgeschlossenen Aufgabe, seine Fingerabdrücke und wie lange es aufbewahrt wird.
• Planungstafel und Leitstand — ab der Stufe Team sehen, wer was macht, in einem Raster, eine Aufgabe per Drag-and-drop zuweisen und die Lage vor Ort in fünf alle 30 Sekunden aktualisierten Spalten verfolgen.